Nakon što se donese odluka da se kreće u projekt, potrebno je prikupiti ponude od mogućih dobavljača i izvođača.
Pogrešno je vjerovanje kako se pojedinosti trebaju utvrditi tek ugovorom. To se mora učiniti već u fazi ponuda. Već u natječajnoj dokumentaciji korisnik mora biti precizan u onome što želi dobiti. Bez toga je zapravo nemoguće kvalitetno usporediti ponude i odabrati onu najbolju.
U fazi poziva na ponude potrebno je definirati metriku kojom će se ponude ocjenjivati i uspoređivati. Također, ponuđačima mora biti kristalno jasno ne samo što oni trebaju isporučiti već i što i kako zapravo sustav treba na samom kraju raditi.
Nobium za svoje korisnike priprema natječajnu dokumentaciju ili samo njen tehnički dio.
Također, Nobium kao nezavisan od korisnika, može od ponuđača tražiti preliminarne podatke ili dodatne informacije koje korisnik ponekad radi pravila koja se primjenjuju na njegov postupak nabave sam ne može dobiti.